Gli incarichi da affidare ai tirocinanti
Le attività che possono essere svolte dal/dalla tirocinante sono molteplici e dipendono dagli obiettivi indicati nel progetto formativo.
I compiti assegnati al/alla tirocinante devono conciliare le esigenze formative del tirocinio con le caratteristiche personali del candidato (bagaglio culturale, competenze, attitudini, capacità) e, al tempo stesso, le esigenze organizzative dell’azienda ospitante.
In linea di principio, tutte le aree o reparti aziendali possono essere adatti allo svolgimento di un tirocinio. Si consiglia, tuttavia, di evitare l’inserimento di tirocinanti (specie se di giovane età) in ambiti del ciclo produttivo e su linee di attività in cui le condizioni di sicurezza richiedono una lunga e comprovata esperienza.
È disponibile una tabella che correla vari profili formativi (scolastici o universitari) con possibili ambiti aziendali di inserimento in tirocinio.
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Comunicare con il/la tirocinante
Al momento dell’inserimento del/della tirocinante in azienda è buona abitudine accoglierlo con una lettera dell’Ufficio Risorse Umane o altra forma di comunicazione scritta dell’azienda (vd. fac simile lettera ) che sancisca l’avvio del tirocinio, da unire alla copia personale del progetto formativo.
Nella lettera, oltre al benvenuto da parte dei responsabili aziendali, andranno illustrate tutte le normative che regolano la vita aziendale, con particolare attenzione a quelle antinfortunistiche, comportamentali, igieniche o organizzative richieste all’interno della struttura ospitante.
È buona regola spiegare al/alla tirocinante le attività dell’azienda nel suo complesso e approfondire l’intero processo lavorativo all’interno del quale si colloca l’attività che gli/le verrà affidata. A questo scopo, è possibile allegare alla lettera del materiale informativo a stampa o in video (brochure e filmati di presentazione, regolamento aziendale etc.), da consegnare al/alla tirocinante al suo arrivo.
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Lo spazio per il/la tirocinante
In occasione dell’ingresso in azienda è necessario assegnare al/alla tirocinante un proprio spazio, la cui collocazione dovrà essere conosciuta da tutto il personale dell’area.
Si dovrà sottolineare che il/la tirocinante è responsabile della sua scrivania e dei suoi strumenti, esattamente come ogni lavoratore.
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Comunicare internamente il tirocinio
La comunicazione interna del tirocinio è molto importante e va curata con attenzione. Se ben gestita, infatti, essa favorisce il coinvolgimento attivo del personale che potrà avanzare suggerimenti e proposte, o partecipare alla fase di progettazione e realizzazione delle iniziative, ad esempio offrendosi come tutor.
È altrettanto importante prevedere una puntuale attività di informazione sui contenuti e sugli obiettivi del progetto formativo, rivolta soprattutto al personale dell’area nella quale si realizzerà il tirocinio e alle persone che incontreranno il/la giovane. Una completa informazione sul progetto formativo permetterà a tutti di impostare da subito una buona relazione con il/la tirocinante e di offrire il proprio contributo sulla base delle esigenze del progetto.
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Comunicare con l’ente promotore
Le informazioni che l’impresa scambia con l’ente promotore sono di due tipi.
Le prime riguardano gli aspetti di carattere organizzativo e permettono ai due soggetti coinvolti di scambiarsi in tempo reale le informazioni e i dati necessari per garantire il buon andamento dell’esperienza. In questo caso sono soprattutto i due tutor (quello aziendale e quello dell’ente promotore), a mettersi in comunicazione tra loro ogni volta che lo riterranno opportuno.
Le seconde riguardano gli aspetti di carattere “qualitativo” e vengono raccolte per valutare l’andamento e gli esiti del tirocinio. Diversi sono gli strumenti utilizzati: questionari, schede sintetiche, relazioni etc.
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Come progettare il tirocinio
Per progettare il tirocinio è opportuno scegliere con attenzione l’area o la funzione aziendale nella quale coinvolgere il/la tirocinante. Questo lavoro dovrà essere fatto dall’azienda avendo ben chiari al proprio interno gli obiettivi che ci si pone attraverso la realizzazione del tirocinio, sentito anche il soggetto promotore.
All’inizio l’impresa può individuare più funzioni che si prestano allo sviluppo di attività di tirocinio, mettendole a confronto con le candidature. È poi necessario valutare le risorse interne (cioè il periodo nel quale il tirocinio si svolgerà e la sua durata, i carichi di lavoro di quella area/funzione nel periodo del tirocinio, l’organico impiegato) per essere sicuri di selezionare l’area o la funzione che presenta le migliori condizioni organizzative per il successo dell’esperienza.
Una volta scelta l’area (ed esempio Amministrazione, Marketing e Commerciale, Produzione e Logistica ecc.), l’impresa dovrà iniziare a scomporre la complessità del lavoro che in essa si svolge fino a circoscrivere l’ambito più ridotto che diventerà oggetto del progetto formativo, cioè l’attività e gli obiettivi attorno ai quali sarà costruito il tirocinio.
A questo punto è possibile passare alla stesura del progetto formativo.
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Una chiave per la qualità formativa dei tirocini: la progettazione “per competenze”
Saper individuare in modo chiaro, realistico e misurabile l’insieme delle competenze che si potranno sviluppare nel corso di un tirocinio è importante poiché consente, alla sua conclusione, di valutare se le competenze fissate all’inizio come obiettivo da raggiungere siano state conseguite o meno, e in quale misura.
Molto importante, da questo punto di vista, è l’obbligo di “ancorare” i contenuti del progetto formativo ai livelli di competenza previsti dal Quadro Regionale degli Standard Professionali (QRSP), il modello vigente in regione Lombardia di certificazione delle competenze acquisite in contesti non formali e informali e che è costruito in coerenza con il Quadro Europeo delle Qualifiche (EQF).
Dal livello di competenze QRSP di un progetto formativo di tirocinio dipende non soltanto la certificazione delle competenze al termine del tirocinio, ma anche la durata stessa del tirocinio e/o le sue eventuali proroghe.
Per definire con cura le competenze da sviluppare nel corso del tirocinio occorre che vi sia una stretta collaborazione tra imprese ospitanti e soggetti promotori nella fase di progettazione formativa: solo così sarà possibile definire il percorso di tirocinio in modo coerente con il percorso formativo (scolastico/universitario) della persona e individuare, congiuntamente e di comune accordo, le competenze realisticamente acquisibili nell’arco temporale dell’esperienza.
Una pagina del Manuale approfondisce questo importante aspetto della progettazione formativa.
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Quali criteri per scegliere i tirocinanti?
Sia che si tratti di profili pervenuti attraverso i soggetti promotori sulla base della pubblicazione di un’offerta di tirocinio, sia che si tratti di auto-candidature spontaneamente pervenute in azienda, i criteri di selezione generalmente seguiti sono quelli che tendono ad assicurare l’idoneità del soggetto al tipo di progetto formativo concordato.
L’accettazione di un/una tirocinante dovrebbe essere il risultato di un accurato colloquio che mette in luce esperienze già compiute e motivazioni della persona, al di là dei risultati scolastici e universitari.
Occorre, in altri termini, accertare che il giovane candidato disponga di una formazione e di un profilo attitudinale coerente con gli obiettivi formativi definiti nel progetto.
Al contempo, è opportuno tener conto anche di aspetti più pratici che vanno dall’interesse personale del candidato per i contenuti del progetto e per il tipo di azienda (molto utile, in tale senso, potrà essere l’eventuale lettera di motivazione allegata al curriculum vitae) e ad aspetti organizzativi e logistici (come, ad esempio, la vicinanza tra casa e azienda).
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I problemi di tutti i giorni
Potrà accadere che durante il periodo del tirocinio la persona arrivi un giorno in ritardo, oppure chieda di anticipare l’uscita, o di assentarsi per un’intera giornata. Come si deve comportare l’impresa?
Le questioni di tale natura possono essere discusse con il tutor aziendale che, nel rispetto della normativa e di quanto previsto nella documentazione del tirocinio (convenzione e progetto formativo), deve verificare direttamente con il/la tirocinante le ragioni delle sue richieste, per assicurarsi che esse non rappresentino dei segnali di disagio verso l’esperienza.
In caso di malattia del tirocinio, l’impresa e il soggetto promotore avvieranno l’iter previsto dalla normativa vigente. Se la malattia si protrarrà per una durata tale da compromettere l’esito del progetto, il tirocinio potrà essere interrotto, senza nessuna conseguenza per i soggetti coinvolti.
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L’interruzione del tirocinio
In casi molto rari, durante il tirocinio si determina un clima di incomprensione o disinteresse tra l’impresa e lo studente.
Di fronte ai primi segnali di insoddisfazione (dell’impresa nei riguardi dell’impegno del giovane o viceversa) il tutor aziendale dovrà con tempestività segnalare la situazione all’Ufficio Risorse Umane e al tutor del soggetto promotore. La segnalazione va fatta con discrezione, senza nessun allarmismo e con la volontà di recuperare la collaborazione in atto.
Se l’intervento del tutor formativo non servirà a chiarire le eventuali incomprensioni sorte, il tirocinio potrà essere interrotto. Questa scelta, che è libera sia per l’impresa, sia per il/la tirocinante, dovrà essere condotta nel rispetto reciproco delle diverse posizioni e non dovrà, di massima, avere conseguenze negative.
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Come l’azienda può utilizzare i risultati del tirocinio in modo efficace
L’attività di verifica dei risultati dovrebbe essere “capitalizzata” da parte dell’impresa.
A tale proposito si suggerisce di dedicare del tempo all’archiviazione dei progetti formativi, segnando in apposite schede di lavoro osservazioni e riflessioni che evitino all’impresa di ripetere errori e consentano, invece, di introdurre miglioramenti per tirocini futuri.
L’utilizzo sistematico dei risultati potrà servire per:
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Gli strumenti di valutazione del tirocinio
Sia l’impresa ospitante, sia il soggetto promotore, sia i due attori congiuntamente, possono definire strumenti di monitoraggio del tirocinio e di valutazione finale dei risultati.
Tre sono i documenti previsti dalla legge regionale sui tirocini: attestazione finale, attestato di competenze, dossier individuale.
In aggiunta, si possono predisporre altri strumenti che possono variare a seconda delle necessità di rendicontazione dell’azienda e delle policy predisposte in tal senso dagli enti promotori.
Una pagina del Manuale approfondisce questo aspetto del tirocinio.
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L’importanza del tutor aziendale
La scelta del tutor aziendale ha un’importanza fondamentale, dal momento che il suo ruolo è cruciale per la qualità formativa dell’esperienza: la persona in tirocinio si attende molto dal suo tutor.
Il tutor aziendale dovrà cercare con il/la tirocinante un confronto continuo, lo/la renderà partecipe dei problemi e delle cose da fare, apprezzerà un consiglio giusto, motiverà un suggerimento sbagliato. In tal modo, al termine della giornata o della settimana il tutor e il/la tirocinante avranno la sensazione delle cose realizzate insieme.
Il tutor aziendale ha il compito di accogliere e assistere operativamente il/la tirocinante nel periodo di permanenza in azienda ed è, di solito, il responsabile del reparto in cui è inserito la persona. Il tutor può anche essere un dipendente specialista di formazione (o dotato di spiccate attitudini formative).
Il tutor cura la presentazione e l’inserimento del tirocinante nei primi giorni, verifica che si segua il progetto formativo programmato, assiste il/la tirocinante nei piccoli problemi che potrebbe incontrare durante il periodo di tirocinio, svolge attività di monitoraggio e valutazione sul tirocinio in raccordo con il tutor dell’ente promotore.
